Communicatie is een vak apart. We doen het de gehele dag. Gelukkig gaat het veelal goed. Maar wat doe je nu als het fout gaat? Er zijn veel factoren en processen die een communicatie beïnvloeden. Echter is er een proces, dat als je dit proces niet goed in de gaten houdt, je snel in miscommunicatie terecht komt. Dit proces heeft het managen van verwachtingen.
Managen van verwachtingen
In onze trainingen werken we graag met ervaringsgericht leren. Om cursisten duidelijk te maken hoe communicatie werkt, doen we geregeld deze oefening.
2 personen hebben 1 tennisbal tussen hun handen. De instructie luidt als volgt: “Bedenk een doel in deze ruimte waar je de tennisbal zo snel mogelijk naar toe wilt brengen. Je tegenstander doet precies hetzelfde. Zonder dat jullie het van elkaar weten, ga zo snel mogelijk naar je doel toe.” Tijdens de oefening kunnen de volgende situaties ontstaan.
- Beide mensen zijn hard tegen de bal aan het duwen en komen geen stap verder.
- Een persoon gaat rechtstreeks naar zijn doel en de ander persoon volgt. Daarna gebeurt het andersom.
- Beide persoon gaan alle richtingen op en komen overal behalve bij hun doel.
In deze oefening ligt een dieperliggende boodschap. Elke communicatie heeft een doel. Nogal wat mensen zijn egocentrisch (ik) georiënteerd en weten hun eigen doel zeer goed maar vergeten het doel van de ander. Als dit bij beide mensen gebeurt, kom je in situatie 1 terecht. Wanneer de andere persoon etnocentrisch (ik en ander) georiënteerd is, dan kom je vaak in situatie 2 terecht. De focus ligt veel op de ander die zijn doel kan realiseren waardoor het makkelijker wordt om daarna je eigen doel te realiseren. De laatste situatie ontstaat wanneer mensen niet echt weten waar ze naar toe willen of soms wat meegeven en dan weer weerstand bieden.
Van belang is om te beseffen dat zolang de doelen van beide partijen niet op tafel liggen, je geen duidelijk kader kunt stellen en het lastig wordt om spelregels te scheppen. Zie het als voetballen. Door een veld te creëren worden de kaders aangegeven en daarna worden de spelregels bedacht hoe binnen de lijnen gefunctioneerd moet worden. In communicatie is dit een fundamenteel proces. Geen kader heeft geen of te losse regels als gevolg waardoor de betekenis van de communicatie moeilijker wordt en de communicatie meer stuurloos wordt. Ten aanzien van het managen van verwachtingen zijn 2 elementen dan ook van wezenlijk belang om een communicatie goed te laten verlopen en te starten.
1) Creëer kaders
Zonder kader geen betekenis. Wat betekent de kleur rood? Waarschijnlijk denk je aan passie, liefde, gevaar, macht etc. Rood heeft geen betekenis als je het niet plaats in een kader. Rood in het kader van spiritualiteit betekent veelal liefde en in het kader van een verkeerssituatie gevaar. Doelen creëren kaders. Ze geven richting aan de communicatie en bepalen de inhoud en betekenis. Het gaat hierbij niet alleen om jouw doel maar net zozeer het doel van de ander. Een goede communicatie wordt namelijk gekenmerkt dat alle doelen gerealiseerd worden. Die van jezelf en de ander. Ben bij de start van de communicatie daarom bezig met:
- Wat is mijn doel?
- Wat is het doel van de ander?
- Wat is belangrijk in deze communicatie voor mij en de ander?
- Welke verwachtingen heb ik en welke heeft de ander?
Hierdoor wordt het duidelijk waar de communicatie over gaat en stel je verwachtingen helder en scherp.
2) Creëer spelregels
Wanneer de kaders duidelijk zijn, is het goed om afspraken te maken hoe binnen deze kaders gefunctioneerd dient te worden. Ook hierdoor worden verwachtingen gemanaged. Welke regels spreek je met je gesprekspartner af? Dit doen we vaak al zonder dat we het doorhebben, bijvoorbeeld in de opvoeding. “Wanneer papa/ mama aan het spreken zijn, ben je stil. Daarna ben jij aan de beurt.” Vaak lijkt dit logisch maar het kan je een hoop opleveren. Bij coaching bijvoorbeeld is het zeer belangrijk om deze regels af te spreken. Zo kun je bijvoorbeeld aan je cliënt vragen hoe ze willen dat je met ze omgaat. Politiek correct, provocatief, zacht, doortastend, hard, etc? Met het antwoord kun je je gedrag en communicatie afstemmen op de wensen en behoeften van de ander.
Speel de komende periode eens met het managen van verwachtingen en merk hoe je gesprekken leuker, plezieriger en effectiever worden.
